VŠEOBECNÉ ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ SPOLEČNOSTI HENRY SCHEIN s.r.o.
1. O skupině HENRY SCHEIN a společnosti HENRY SCHEIN s.r.o.
Skupina HENRY SCHEIN je největším světovým poskytovatelem výrobků zdravotní péče a služeb pro zdravotníky z oboru zubního lékařství, veterinárního lékařství a jiných lékařských odvětví. Společnost také dodává výrobky zubním laboratořím, vládním a institucionálním zdravotnickým klinikám a dalším místům. Společnost HENRY SCHEIN, Inc. sídlící v Melville v New Yorku má pobočky ve 33 zemích světa.
Společnost HENRY SCHEIN s.r.o. (dále jen „HENRY SCHEIN“) působí prostřednictvím centralizované a automatizované distribuční sítě s velkým výběrem značkových výrobků a produktů nejenom soukromé značky HENRY SCHEIN. Společnost HENRY SCHEIN nabízí svým zákazníkům také inovativní technologická řešení, včetně softwaru pro řízení praxe.
Kontaktní údaje naleznete v poslední části těchto zásad.
2. Přehled
Vaše soukromí je pro nás důležité. V rámci našeho závazku k etickému a odpovědnému přístupu plně respektujeme Vaše soukromí a Vaše další práva a svobody.
Tyto všeobecné zásady ochrany osobních údajů (dále jen "zásady") stanoví principy, na jejichž základě zpracováváme nejenom Vaše osobní údaje. Všichni zaměstnanci a ti, s nimiž sdílíme Vaše osobní údaje, musí dodržovat stejná nebo přísnější pravidla, než která uvádíme níže.
HENRY SCHEIN se zavazuje chránit informace, které nám svěřili naši zákazníci, zaměstnanci, partneři, dodavatelé a prodejci. Shromažďujeme a používáme osobní údaje zejména k plnění obchodních funkcí a k poskytování kvalitních produktů a služeb péče našim zákazníkům.
V souladu s našimi hodnotami a principy zacházíme s veškerými získanými osobními údaji zejména v souladu se zásadou transparentnosti, včetně práva na informace o zpracování osobních údajů, zásadou účelového omezení zpracování, minimalizace získávaných osobních údajů, integrity a důvěrnosti, odpovědnosti a zachování soukromí. K tomu se blíže dočtete níže.
Tyto zásady platí pro všechny osobní údaje v jakémkoli formátu nebo médiu vztahující se ke všem zaměstnancům, zákazníkům, prodejcům a ostatním, kteří obchodují se společností HENRY SCHEIN.
3. Typy osobních údajů, které shromažďujeme a zpracováváme
Za osobní údaje považujeme jakékoli informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby. V závislosti na Vašich vztazích s HENRY SCHEIN shromažďujeme a zpracováváme různé typy osobních údajů od zaměstnanců, dodavatelů, kandidátů, zákazníků, potenciálních zákazníků a prodejců.
Typy osobních údajů, které shromažďujeme:
• Zákazníci a dodavatelé: jméno, příjmení, datum narození, adresa, tel. číslo, bankovní spojení, daňové a finanční informace, kontaktní informace na odpovědné osoby, komunikační a přihlašovací informace v rámci IT, jiné síťové identifikátory (IP adresy, cookies), posouzení spolehlivosti, informace o našem obchodním vztahu, informace o množství a typu odebraného zboží a služeb, videozáznamy z bezpečnostních kamer.
• Zaměstnanci a kandidáti: jméno, příjmení, rodné číslo, datum narození, adresa, tel. číslo, bankovní spojení, daňové a finanční informace, kontaktní informace na odpovědné osoby, komunikační a přihlašovací informace v rámci IT, jiné síťové identifikátory (IP adresy, cookies), počet dětí, dosažené vzdělání, údaje o zdravotním stavu, o personálním spisu, lokační údaje, lokalizační údaje, údaje vyžadované právními předpisy, údaje o zaměstnání a historii, výhody, kompenzace, výkonnosti, videozáznamy z bezpečnostních kamer.
• Zákazníci našich zákazníků: přistupujeme k osobním údajům od zákazníků našich zákazníků, které mohou obsahovat důvěrné informace, pouze v případě, kdy je nutné tuto službu poskytnout. V tomto kontextu jednáme jménem našich zákazníků a služba se řídí dohodou o zpracování dat.
• Návštěvníci kancelářské budovy: jméno a kontaktní informace a videozáznamy z bezpečnostních kamer v některých našich kancelářských budovách.
• Uživatelé webových stránek a sociálních médií: kromě informací, které návštěvníci poskytují dobrovolně, automaticky shromažďujeme název domény, adresu IP, typ a verzi prohlížeče, operační systém a platformu, průměrný čas strávený na našich webových stránkách, prohlížené stránky, informace hledaných časů přístupu a dalších relevantních statistik. Naše webové stránky také používají soubory cookies a Google analytics.
Soubory Cookies se skládají z částí kódu nainstalovaných v prohlížeči, které pomáhají naší společnosti při poskytování služeb podle popsaných účelů. Některé z účelů, pro které jsou soubory Cookies nainstalovány, mohou také vyžadovat Váš souhlas. Pokud je instalace souborů Cookies založena na souhlasu, může být tento souhlas svobodně odvolán kdykoliv. Cookies je možné užívat k uložení uživatelské relace a k provádění dalších činností, které jsou nezbytně nutné pro provoz naší domény, například ve vztahu k distribuci provozu domény/webu. Používání Cookies slouží také k uložení předvoleb prohlížení a optimalizaci uživatelského zážitku při prohlížení. Mezi těmito soubory Cookies jsou například ty, které se používají pro nastavení jazykových a měnových preferencí.
4. Naše politika vůči dětem
Naše služby nejsou zaměřeny na děti. Vědomě nezískáváme osobní údaje od dětí. Pokud rodič nebo opatrovník zjistí, že jeho dítě poskytlo naší společnosti osobní údaje bez jejich souhlasu, obratem nás kontaktujte. Pokud zjistíme, že se dítě zaregistrovalo na službu a poskytlo nám osobní údaje, tyto informace z našich souborů odstraníme.
5. Zdroje osobních údajů
HENRY SCHEIN zpracovává různé typy osobních údajů k provádění každodenní obchodní činnosti. Při shromažďování a používání osobních údajů používáme mimo jiné zásadu minimalizace dat, která zajišťuje, že shromažďujeme pouze nezbytné informace a nezbytné osobní údaje, informujeme subjekty osobních údajů a vyžádáme souhlas se zpracováním osobních údajů tam, kde je to nutné.
Některé z těchto osobních údajů jsou shromažďovány přímo od Vás v následujících situacích, kdy např.:
• požádáte o pozici u naší společnosti;
• vyjednáváme a/nebo uzavíráme smluvní vztah;
• poskytujete nám jakýkoli typ služby jako poskytovatel nebo dodavatel;
• když vám poskytneme jakýkoli typ služby, produktu nebo uživatelskou podporu;
• při procházení nebo používání našich webových stránek, služeb elektronického obchodu nebo stránek sociálních médií.
Někdy získáváme data od třetích stran, včetně dceřiných společností a poboček společnosti Henry Schein, Inc. po celém světě, v následujících situacích:
• můžeme provést analýzu, abychom zjistili další produkty a služby, které by mohly být zajímavé;
• můžeme sdílet data v koncernu pro centralizaci systémů řízení vztahů se zákazníky;
• můžeme nakupovat data od externích společností pro marketingové účely.
6. Použití a účely osobních údajů
Účely, pro které zpracováváme Vaše osobní údaje, se mohou lišit v závislosti na typu vztahu, který máte s námi, například pokud jste jedním z našich zaměstnanců, zákazníků nebo uživatelů webu. HENRY SCHEIN vždy zpracovává osobní údaje podle principu účelového omezení. Použití osobních údajů pro jiné účely by mělo být konzistentní s původním účelem získání a nesmí být proti Vašemu očekávání ve vztahu k ochraně osobních údajů, jinak si vyžádáme Vaše oprávnění či souhlas.
• Zaměstnanci a kandidáti: pokud se ucházíte o zaměstnání, používáme Vaše osobní údaje k tomu, abychom Vás mohli považovat za zaměstnance a spravovat Vaši žádost a/nebo účet. Máte-li pracovní vztah s HENRY SCHEIN, používáme Vaše osobní údaje pro rozvíjení našich smluvních vztahů, pro provádění hodnocení výkonu a dodržování zákonných povinností, včetně daňových a pracovních předpisů.
• Zákazníci: využíváme informace našich zákazníků k udržování našich obchodních vztahů, k zajištění řádného fungování každodenního podnikání, k dodržování daňových a jiných předpisů, ke správě prodeje a marketingových aktivit, zasílání obchodních sdělení a reklam, poskytování slev či jiných výhod, k vymáhání pohledávek.
• Zákazníci našich zákazníků: poskytujeme služby podpory zákazníkům, kteří v případě potřeby využívají naše produkty a služby související s poskytováním zdravotní péče. V rámci tzv. dropshippingu zpracováváme osobní údaje zákazníků, kterým naše společnost doručuje zboží na pokyn našeho zákazníka.
• Potenciální zákazníci: informace od potenciálních zákazníků slouží k tomu, aby bylo možné reagovat na žádosti o informace, produkty nebo služby a pro marketingové aktivity.
• Dodavatelé: pokud máte obchodní nebo profesní vztah s HENRY SCHEIN, použijeme Vaše osobní údaje k udržování a rozvoji našich obchodních vztahů s Vámi, dodržování daňových a jiných předpisů.
• Návštěvníci kancelářské budovy: naše budovy a prostory mají obecně fyzické a technické kontroly přístupu a pohybu; některé z nich mají zabezpečovací systémy pro bezpečnostní účely.
• Uživatelé webových stránek a sociálních médií: shromažďujeme osobní údaje od návštěvníků a uživatelů našich webových stránek a stránek sociálních médií. Tyto informace používáme za účelem správy registrace Vašeho účtu, k ukládání Vašich preferencí a nastavení, k poskytnutí inzerce založené na zájmovém chování, k provádění statistik a k analýze používání webových stránek a služeb online./p>
• Můžeme také využít osobní údaje našich zaměstnanců, zákazníků, dodavatelů pro jiné účely založené na našich oprávněných zájmech, jako je například analýza odběrů, vývoj produktů, vytváření statistik, to vše pouze v případě, kdy se jedná o prokazatelný oprávněný zájem ve smyslu příslušných právních předpisů.
• V neposlední řadě uvádíme, že kontaktní osobní údaje našich obchodních partnerů můžeme zveřejnit na našich webových stránkách za účelem obeznámení koncových zákazníků s distribuční sítí námi dodávaných produktů.
7. Právní základ pro shromažďování a používání údajů
HENRY SCHEIN zpracovává osobní údaje jen tehdy, když existuje spravedlivý a právní základ pro jejich zpracování, například když je zpracování osobních údajů nezbytné pro plnění smlouvy, pro plnění našich oprávněných zájmů, pro plnění zákonných povinností nebo když máme Váš výslovný souhlas.
Informace, které shromažďujeme, když s Vámi uzavřeme smlouvu nebo vstoupíme do obchodního vztahu, je nutné zpracovávat vzhledem k plnění našeho smluvního vztahu a dodržování právních závazků. Například v návaznosti na některé daňové zákony, předpisy proti podvodům, apod. Bez požadovaných povinných informací bychom s Vámi nebyli schopni spolupracovat.
Marketingové aktivity, tedy reklama nebo zasílání obchodních sdělení, musí vycházet z Vašeho souhlasu nebo z existujícího obchodního vztahu s námi.
Když zpracováváme Vaše osobní údaje z důvodu našich oprávněných zájmů, provádíme vždy test proporcionality, abychom zajistili, že budou zachována práva subjektů osobních údajů.
Konečně, když máme přístup k osobním údajům našich zákazníků a dochází k jejich předávání jinému zpracovateli, existuje vždy písemná smlouva upravující vzájemnou spolupráci, včetně konkrétních pokynů pro zpracování dat a záruk.
8. Retenční doby
Uplatňujeme zásadu časově omezeného zpracování osobních údajů tak, abychom uchovávali osobní údaje v našich záznamech pouze po dobu potřebnou ke splnění účelu, pro který byly osobní údaje shromážděny. Neuchováváme a nepoužíváme osobní údaje déle, než je nutné. Nezbytná doba uchování osobních údajů závisí na konkrétních okolnostech, jako jsou například předpisy, které vyžadují uchování informací po určitou dobu a promlčecí lhůty.
Doba uchovávání závisí na kontextu, ve kterém zpracováváme data, jako jsou data z používání našeho webu, údaje z budoucích zaměstnanců nebo údaje o zaměstnancích po ukončení práce zaměstnanci. Doby uchovávání jsou stanoveny s ohledem na legitimní obchodní účely HENRY SCHEIN a podle místních předpisů.
9. Předložení třetím stranám a zpracovatelské činnosti
Někdy HENRY SCHEIN spolupracuje s jinými zpracovateli, poskytovateli služeb a dalšími dodavateli, kteří nám pomohou dosáhnout našich obchodních cílů.
Pokud náš závazek zahrnuje předání osobních údajů, HENRY SCHEIN vyžaduje, aby poskytovatel služeb zpracoval tato data v souladu s těmito zásadami. Smlouva o ochraně osobních údajů je uzavírána před předáním jakýchkoliv údajů. Tam, kde je to podle právních předpisů nezbytné, je samozřejmě vyžadován Váš výslovný souhlas.
Za určitých okolností můžeme být požádáni, abychom předali osobní údaje, pokud to vyžaduje zákon, pokud je to nutné k ochraně našich zákonných práv nebo v nouzové situaci, kdy je ohroženo zdraví nebo bezpečnost jednotlivce.
10. Zabezpečení
HENRY SCHEIN se zavázala k dodržování všech principů ochrany osobních údajů, zejména principu bezpečnosti, důvěrnosti a integrity.
Provádíme opatření, abychom zajistili ochranu všech informací získaných od subjektů osobních údajů, a to pro předejití neoprávněného přístupu a používání. Pravidelně kontrolujeme bezpečnostní opatření. Zabýváme se bezpečným zpracováním Vašich osobních údajů a zaváděním konkrétních technických a organizačních opatření, která zabrání tomu, aby osobní údaje, které uchováváme, byly náhodně nebo úmyslně ohroženy.
11. Více informací
Provádíme také vyhodnocování rizik informací, zajišťujeme, aby naši zaměstnanci chápali důležitost ochrany osobních údajů a zodpovědně řídíme přístupová práva v rámci společnosti. Provádíme jak fyzickou bezpečnost, tak bezpečnost IT v našem přístupu k zabezpečení dat. Vynaložíme přiměřené úsilí, abychom oznamovali jednotlivcům a dozorujícím úřadům, tak jak to vyžaduje zákon, pokud se důvodně domníváme, že osobní údaje či informace byly odcizeny, zveřejněny, pozměněny nebo porušeny neoprávněnou osobou. Vytváříme a udržujeme protokol o hlášení porušení a protokol o hlášení.
12. Vaše práva a možnosti ochrany osobních údajů
Transparentnost a právo na informace: poskytujeme upozornění našim zaměstnancům, zákazníkům, dodavatelům, prodejcům a ostatním o tom, jak v okamžiku shromažďování osobních údajů používáme osobní údaje. Toto oznámení o ochraně soukromí také v konkrétních případech zveřejňujeme za účelem větší transparentnosti.
Právo na přístup, opravu, omezení zpracování a vymazání: poskytujeme subjektům údajů přístup k jejich osobním údajům, pokud to vyžadují platné právní předpisy nebo Vaše žádost. Navíc opravíme osobní údaje, pokud jsou nesprávné, nepřesné či neúplné.
Zajistíme Váš přístup k osobním údajům. Znamená to tedy, že nás můžete kdykoliv požádat o naše potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou naší společností zpracovávány, a pokud zpracovávány jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou předávány či zpřístupněny, po jakou dobu je budeme zpracovávat, zda a jak uplatníte právo na jejich opravu, výmaz, omezení zpracování či jak a kde můžete vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů. Budeme Vás informovat, odkud jsme Vaše osobní údaje získali a zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně případného profilování.
Zajistíme Vaše právo na výmaz Vašich osobních údajů, což znamená, že jsme povinni vymazat Vaše osobní údaje pokud (a) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (b) zpracování je protiprávní, (c) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, nebo (d) nám to stanovuje zákonná povinnost. Výjimkou jsou případy, kdy je nutné Vaše osobní údaje uchovat pro splnění právních povinnosti, z důvodu veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví nebo např. pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
Zajistíme Vaše právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů, tedy tak, že dokud nebudou vyřešeny jakékoliv sporné otázky týkající se zpracování Vašich osobních údajů, musíme omezit zpracování Vašich osobních údajů. Omezíme zpracování osobních údajů, pokud popíráte jejich přesnost, zpracování je protiprávní a odmítnete výmaz osobních údajů, Vaše osobní údaje již nepotřebujeme, ale potřebujeme je pro výkon nebo obhajobu právních nároků nebo v případě Vaší oprávněné námitky proti zpracování Vašich osobních údajů.
Právo vznést námitku znamená, že můžete vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme pro účely přímého marketingu. Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již Vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávány.
Právo kdykoli vznést námitky a odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů: u všech marketingových materiálů se můžete kdykoliv a bezplatně odhlásit. Právo vznést námitky vůči jiným zpracovatelským činnostem bude vyváženo, aby se zajistilo, že nebude neslučitelné s právními předpisy nebo s oprávněnými zájmy HENRY SCHEIN.
Právo na přenositelnost dat: na základě vaší konkrétní situace poskytujeme osobám údajů právo získat a znovu použít vaše data v různých službách a zahrnuje přenos dat vašim, jiným správcem nebo důvěryhodnou třetí stranou.
Právo podávat žádosti a stížnosti:
Jakékoliv žádosti mohou být předloženy takto:
• Odmítnutí marketingové komunikace: můžete kdykoli odhlásit podle pokynů k odhlášení z našich komerčních e-mailů – Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. (DIVIZE ANIMAL HEALTH – veterinární) a Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. (DIVIZE DENTAL).
• Chcete-li uplatnit zbývající práva: Zašlete svůj požadavek na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. (DIVIZE ANIMAL HEALTH – veterinární) a Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. (DIVIZE DENTAL). Reakci od nás obdržíte co nejdříve, nejpozději do 72 hodin od jejího obdržení. Pokud z nějakého důvodu potřebujeme tuto dobu prodloužit, budeme vás kontaktovat.
Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů je vám k dispozici náš pověřenec pro ochranu osobních údajů na výše uvedených mailových adresách.
Uplatněním Vašich práv se nedotýká Vašeho práva podat stížnost u příslušného dozorového úřadu. Takto můžete učinit zejména v případech, kdy se domníváte, že jsou Vaše osobní údaje zpracovávány neoprávněně nebo v rozporu s právními předpisy. Stížnost můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, jehož sídlo se nachází na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
13. Mezinárodní předávání osobních údajů
Pokud komunikujete s našimi webovými stránkami nebo nám poskytnete osobní údaje, pak Vaše osobní údaje mohou být převedeny do Spojených států, to vše vždy na základě Vašeho předchozího souhlasu. Informujeme Vás, že údaje mohou být předány pouze Henry Schein Inc., Melville, New York USA, a to vše za účelem plnění smlouvy vč. vyřízení reklamací produktů a za účelem analýzy hospodářské výkonnosti správce v rámci jeho podnikatelského uskupení; ve Spojených státech amerických přitom existuje rozhodnutí US Privacy Shield, které poskytuje dostatečnou záruku ochrany Vašich osobních údajů předaných do USA. Poskytujeme vhodné záruky pro vaše údaje v USA.
Současně si Vám dovolujeme sdělit, že v případech dodavatele zboží usídleného či působícího ve Švýcarsku může dojít k předání Vašich kontaktních osobních údajů i do Švýcarska, avšak pouze v případech Vašich odběrů zboží právě od takového dodavatele. Rozhodnutím Komise ze dne 26. července 2000 přijatého na základě směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES o odpovídající ochraně osobních údajů ve Švýcarsku, bylo Švýcarsko označeno za zemi poskytující úroveň ochrany osobních údajů odpovídající ochraně osobních údajů v EU.
14. Změny v těchto zásadách
Vyhrazujeme si právo kdykoli změnit tyto zásady a související obchodní praktiky.
Dáme Vám příležitost vyjádřit Váš souhlas se zpracováním vašich údajů pro různé a nové účely, nebo Vás budeme v každém případě informovat o právním základu tohoto zpracování, pokud není nutné udělovat výslovný souhlas. Časová značka, kterou vidíte na těchto zásadách, bude označovat poslední datum, kdy byly revidovány.
15. Kontaktní informace
V Henry Schein jsme zavázáni uplatňovat tuto zásadu a princip zodpovědnosti. Z tohoto důvodu máte-li jakékoli obavy nebo otázky týkající se používání vašich osobních údajů, kontaktujte nás: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. (DIVIZE ANIMAL HEALTH – veterinární) a Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. (DIVIZE DENTAL).
